与小朋友们有了一些邮件往来，发现许多问题，我觉得很有必要和小朋友们唠唠。
如果说这是一个看脸的时代，那么电子邮件无疑也是一张脸，而且有时是能让别人看到的唯一一张脸，不可不慎重。
专业大气的邮箱账号/邮件地址（用户名@域名）能取得更多信任。很多小朋友的都是“QQ号@qq.com”，用户名直接用QQ号不是特别好，不方便别人记忆和核查，不够专业，有可能会被当作垃圾邮件。QQ邮箱是非常好用的，设置一下“foxmail邮箱账号”，马上就高端大气了。邮件地址用得越久就越不好更改，因此一开始就需要弄个好的，越早动手选择的余地越大。
用户名需要比较清晰的识别出你，使用姓、名的全拼、首字母的各种组合。慎用数字，对你有意义的数字对别人来说可能非常陌生，使用生日之类则会泄漏自己的信息。比如你叫王弘，可以选hong、hongw、hongwang、hwang、hong.wang、hong_wang、wanghong、wang.hong、wang_hong、whong、wangh等等的，如果这些都已经被占用，那么继续加个大气而别人容易记的后缀，比如城市名，比如wanghong.bj。有的单位按照一定的规则自动分配用户名，重名了就按顺序加1、2、3……。
对于工作相关的邮件，域名最好是自己单位的；对于个人私事，用自己的个人邮箱账户。毕业找工作，用学校域名的邮箱，这代表你的身份。想换工作了，用个人的邮箱，而不是东家的。对于免费的邮箱，使用听起来比较专业、用户体验好的，可以自己试用体验一下。有的邮箱会自动给你加上广告，大概并不是你所期望的。有的邮箱提供商可能不稳定，某一天可能就没法用了，因此选大厂的可能更保险一点。有的单位没有邮箱，工作中清一色的QQ邮箱，体验也是很不错的。但当与外单位的人交流工作的时候，自己单位域名的邮箱就显得很有诚意。试想，当一个外单位的给你发邮件讲工作的事情，如果用的是他们单位域名的邮箱，那可信度就会高很多，而如果是一个免费邮箱，那你就会想，是不是真是那个单位的人呀。一定要保管好自己邮箱的密码，某种程度上，你的邮箱就代表着你。
邮箱昵称或者发信名称用真实姓名，这将作为发件人显示给收件人。要让收件人直接能看出来是你，必要的时候冠上单位或者部门名称，准确而具有足够的识别度，根据收件人对你的熟悉程度来变动。比较熟悉的只用姓名就足够了，不同部门的加上部门则更清晰，而不同单位的可能需要加上单位。现在就可以登录邮箱去设置一下，想想收到一个发件人显示为火星文的邮件是何表情。
学会使用一款邮件客户端，比如Foxmail，这将让你变得更加高效。通过邮件客户端，能够自动收邮件、加标签、定时提醒、定时发送、延迟1分钟发送等很有用的设置。百闻不如一见，现在就去下载来试试，总有一款你应该要喜欢上的。
注重邮件礼仪。要替收件人节省时间。与人方便。要非常礼貌，比日常的生活更加礼貌。邮件很容易被转发、截图，一旦发出，不再受你控制，因此不要在邮件里发脾气。需要非常谨慎，不要发送任何于己、于人、于自己的组织机构不利的内容。
一般来说，写邮件的顺序应该是：如果有附件，先把附件添加上，再写正文，然后加上主题，最后再填写收件人。因为附件最容易忘记，而如果先填了收件人和抄送等等的，有可能会不小心就把没有写完的邮件发出去了。一封忘记了附件、或者没有写完的邮件，都无疑会浪费收件人的时间，有时甚至会误了大事。可以设置延迟一分钟发送，这样点击发送之后再检查一下。
首次发邮件，需要有适当的自我介绍，至少要提供足够供对方做出决策的信息。有的邮件连个真实姓名都没有署上，这给对方的第一印象就很不好。一般这样的邮件如果能够大概判断出对方是我们的学生，那我也会回复，还会附带上本页面建议学生注意邮件礼仪，因为老师以培养人为主，也能更多包容学生有待成长之处。在其它的情形，可能就没有那么幸运，即便对方很热情也很有修养、最终也回复邮件，但回复时的心情估计不会像看到一封很好的邮件时那么舒畅，且显示是大概率实际上是得不到任何回应的。
慎用压缩或打包，文件不多的时候压缩或打包了则给收件人造成麻烦。而实际上，现在很多邮箱都有打包下载的功能，你不打包对方也能很方便地下载所有。同时，不打包方便收件人进行预览。这个需要自己灵活把握了，文件特别特别多的时候打包一下可能更好。然而文件不多的时候打包则可能不太好，多一步解压，就多一步麻烦。
有的地方可能还会建议你不要发太大的附件，以免占用对方邮箱太多的空间，但这不是压缩附件的充分条件。那些还在建议你把2M、5M之类作为上限的，大概沿袭的是石器时代的习惯。我一般只要能添加上就直接发，偶尔会有对方邮箱不支持那么大的而被退回来的情况，却从来没有挤爆过别人的邮箱。如果你自己的邮箱容量确实很小，那么及时使用客户端下载邮件备份后清理就很有必要，不要去抱怨别人给你发大附件，因为这效率至上的年代，很多的人已经默认邮箱的容量是无限的了。
对于需要收件人进行打印的文件，最好预先调好格式，特别是EXCEL文件，预先调节好，方便收件人打印。另外一个更聪明的选择是：附带上PDF版本。如果不需要收件人进行额外的编辑、而收件人也不需要从你给的文件中复制内容，那么PDF版本可能就足够了。而且PDF最好嵌入所用的字体，以免对方电脑缺少所需的字体而影响阅读体验。
附件的文件名应该是简洁而有意义的，这样方便收件人查找和保存。文件名过长可能给对方造成麻烦，一些系统不支持过长的文件路径。如果是对方发来让你填写的文件，一般不改变原来的文件名，而是在原来的基础上加上一些信息用来识别是你发出的。如果对方已经申明了文件命名方式，则按照要求来。
正文第一行一般要有合适的称谓，根据不同的场景使用不同的用语。和对方不熟、对方级别比自己高许多、或需要公事公办等等攀不上啥关系的时候，那么以“Dear”或“尊敬的”加上姓和头衔或先生女士就很不错。如果比较熟悉、级别对等、对方习惯等等的时候，“Hi”加上日常的称谓也就足够好了。当然，足够熟悉的时候，可能并不需要什么称谓。
接下来一般直接进入正题，效率才是正道。一般无需客套和问候。如果先前不曾有过其它交流，第一次发邮件，做简短的自我介绍。日常的工作邮件往来则省略掉客套，直入主题。有人可能会建议你使用“I hope this email finds you well.”、“见信好!”之类的开场，然而，对于陌生人，人家根本就不在意你的那些客套的问候语，相反有可能会觉得你啰嗦。如果是老相识了，那你自己应该知道怎么开场。
正文要简明扼要，每段只讲一件事或一个关键点，重点或概括放在段首。能用文字则不用图片，切忌把文字做成图片。我见过一些喜欢在WORD或者EXCEL弄好再截图发出的，首先在别人用手机查看的时候就浪费了对方的流量，而事后对方想要搜索相关的邮件的时候没法对内容进行检索。当然，并不是说就不能用图，有时候一个图胜过很多语言，能够很好地帮助表达。
注意字体字号等细节，全文统一，慎用突出显示。这些一般保持默认的即可，无需刻意去调整。有必要突出显示则可以加黄色背景高亮、加粗等等的。不要突出太多，突出太多就等于没有重点，看起来眼花缭乱，影响阅读体验。
如果有附件，正文中需要提及，必要时作简要的介绍，不然收件人可能会忽略掉你的附件。而且，当正文中出现“附件”字眼的时候，如果忘记了添加附件，像Foxmail这样的客户端就会弹出提醒。
文末须要有个简短的问候或感谢，最后不能忘记署名。问候可以是“祝好”、“Best,”等等的，这样说明该说的已经说完了。署名是必不可少的，可以设置在自动签名里，这样就不用担心忘记署名了。
务必填写主题，且要意义明确，尽可能简短。一定不要发送无主题的邮件，也不要用没有什么实际含义的主题，比如仅仅“王老师收”、“1班”之类的。 如果是一系列的邮件，那么包含本系列的恒定的关键词，这样方便收件人管理邮件。必要的时候加上一些关键词让收件人识别出你的邮件的特殊性。比如“2018年暑假作业_1班”这样的标题就是比较好的了。可以但慎用“!”、“【紧急】”之类的字眼，想想狼来了的故事。
收件人（TO）是需要认真对待此邮件、并且对邮件做出反应的人，也是你在正文第一行需要称呼的人。同样的，如果你收到邮件被列为收件人，除非邮件里说了不用回复、或者你确定可以不回复，你是需要回复的。
抄送（CC）的对象不需要回复邮件，甚至可能不会看你的邮件。他们仅仅需要了解这件事情、仅仅只需要知道你发过了这个邮件、甚至仅仅是需要保留一个备份以便需要时再看的人，通常是你的直接领导、收件人的直接领导等等的。
密送（BCC）对象是别的收件人或者抄送对象所看不到的。最好不要用，以免被鄙视，你想想别人和你说个事儿还偷偷地告诉了第三者，那会是什么情形。当然，当你知道你在做什么时候，也是可以使用的。比如大家都知道要密送给某位大领导，以避免他的信息泄露等等的情形。又比如说，要广撒网同时给多位老师发邮件推荐自己时，用秘送避免大家都知道你一下子给那么多老师发（当然，不建议这样，还是要针对性地措辞分开发比较好）。
不要把无关的人添加到这几项，以免打扰到他们或者泄漏了机密。要慎重，千万不要写错邮件地址，误了事不说，还可能泄露了信息，给自己的单位造成损失。可以借助邮件客户端设置好通讯录，便于添加。了解了这一点，你就更加明白为何一开始就要求你有个好的邮件地址了，好的邮件地址也方便别人给你发邮件。不要把抄送和收件人位置弄错。把收件人写到抄送那里，很可能得不到回复。把本该抄送的写到收件人，很可能给对方造成困扰，或者对方觉得无关而不理睬你但是却会觉得你不懂规矩。
根据邮件的紧急程度来决定什么时候需要确保对方已经收到。和直接的QQ或电话之类的比较，邮件一个好处就是收件人可以集中某个特定的时间处理。因此，对于不是很紧急的邮件，等待对方处理邮件的时候回复你确定收到就好了，没必要一发出去就QQ或电话打扰人家。但是如果超出预期没有得到回复，就需要及时联系，确保别人确实收到了你的邮件，你的邮件可能被当成了垃圾邮，甚至你本身可能在别人的黑名单里。
想想你发出邮件之后的预期，你就知道怎么对待收到的邮件了。那自然是尽快的回复别人你已经收到了邮件，以免浪费别人的时间来向你确定。
慎用回复全部。回复邮件除了需要遵守前边写邮件的规矩以外，还有一些特别的地方需要注意。分清回复和回复全部，当你回复的信息别的收件人不需要知道的时候，回复发件人就可以了，避免对别人的打扰。而需要信息对称的时候，不要遗漏。总之和写邮件一样，弄清楚需要发给谁，来决定怎么回复。如果邮件中交代的事情不能很快完成，那么需要及时回复邮件确定已经收到了邮件，必要的时候可能需要预计一个自己能够完成工作的时间。
使用自动回复也要当心。如果自动回复了别人已经收到，而自己实际上并没有看邮件，最后别人问起还一脸茫然的，就会非常让人无语。
回复邮件的时候，一般需要保留原来的主题，可以在前边加上一些信息。当你点击回复的时候，系统会自动在原来的主题前边加上“回复：”、或“Re:”来作为邮件的主题，可以不作更改。必要的时候，在前边加上简要的概括，以便收件人了解回复的内容。
回复邮件的时候，保留原来邮件的内容，不要更改。点击回复之后，系统会自动把原邮件附在后边，不要删除，以便追溯。保留这些内容，那么对方才能确定你的确是在回复他的邮件。而且有的时候，这很重要。如果刻意把原邮件的内容删掉，可能会让对方不安，因为对方可能需要保留你是对原邮件做出应答的证据，你删掉了，就留下了以后会不承认收到过对方的那封邮件的余地，这是不够厚道的。 有时候你可能需要针对原邮件逐条进行回应、需要包含原邮件的内容，这时候简单地拷贝到你的正文之后再增加内容会比较好，可以把拷贝过来的原内容颜色变浅一些之类的，都能够让你新增的内容突出。
回复的时候不要自作主张增加原来没有参与其中的人，如果确实有必要，你需要征求一下所有人的意见，邮件往来的讨论别人可能并不乐意让其他的人知道。 有时候同一个主题的邮件可能会有比较长的历史，甚至会包含一些敏感或者机密的信息，你如果一不小心回复或者转发给了外人，那绝对是个拉仇恨、甚至毁灭性的事情。因此，当你确实需要拉人加入的时候，你需要非常清楚地知道你在做什么。如果确保可以新增了，那还需要让新增的人预先知道并且了解相关的信息，以免让其莫名其妙。
回复的字数不宜过少，即便是仅仅只是表达收到，也最好不要只回“收到”二字，你可以表示感谢，或者表示已经阅读，将会处理等等的。在一定的字数范围内多一些字不会增加阅读负担，却会增加对方对你的好感。当然，如果是对下属的回复，那你喜欢你就随意吧，不过要小心哦，风水轮流转，说不定哪天你的下属就成为了你的上司或者成为了你的甲方。
除非邮件中指明了别的回复方式，收到邮件也应该邮件回复。有的小朋友收到了邮件，却喜欢把对方要的文件直接通过QQ传了，方便了自己，却给对方造成了打扰或者麻烦，对方本来可以集中时间处理的事情，却被无数次QQ冒出接收文件提醒所打扰，那肯定是不愉快的，但出于客气不会向你透露不满。
转发邮件往往要保留转发邮件的原貌，一般在邮箱网页或者邮件软件里点击了转发，就会自动把原邮件的内容放在后边。这时候可以在前边添加一些信息，比如对先前邮件内容的概括，或者自己的一些看法，一般不改动后边的内容。当然，不宜转发的内容务必要删掉。这就需要把握好，如果没有什么删除的理由，就不用多此一举。
前文中提到的注意事项，同样适用于转发邮件的情形。确保邮件可以转发且需要转发。对于往来了很多次的邮件，需要确定包含过往的历史是否有必要，没必要就删掉，避免没用的信息。最最须要确保历史中没有不能转发的信息。
我们这里说的都是比较正式的场合使用邮件的情况，而实际上当需要使用邮件的时候，也都是比较正式的场合的时候。不然，随便拉个QQ讨论组可能更为方便。至于非正式场合的使用，那就自由得多了。
有时候讨论清楚了，也会补个邮件作为记录或者以便确认，以免日后有人忘记了、或者说不知道这件事情而扯皮，因此该回复就要回复确认一下，你总是不回复，就留下了以后说不知道的可能性，或多或少不是那么让人放心的。
有时候，你负责某个项目，当大家讨论清楚了，达成一致意见之后，整理成邮件发给大家也是一个不错的做法，这样大家可以按照你的邮件逐条来进行，提高工作的效率。当然，这样会占用你一些时间。如果不发，事后你可以用会上都说过了、这些人还是做不好来为自己推卸责任，但这显然不是当领导的正确打开方式。
最后需要强调一下，不同的企业、单位的邮件文化氛围不一样，不可拘泥于这里或者别处所说的各种具体操作方式，而是要快速地跟上你的单位的习惯。不管怎么样，在没有其它明确要求的时候，遵守本文中所说的规则还是比较稳妥的。当你们成长之后，便可忘记这些规则，很自然地应对各种情景。
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